Membuat Surat Tugas Kepala Sekolah dengan Fasilitas Mail Merge

 Membuat Surat Tugas Kepala Sekolah pada MS. Word memang suatu hal yang sangat mudah, apalagi kalau filenya memang sudah ada, kita tinggal copas saja. Namun hal tersebut kadangkala menjadi suatu bumerang bagi kita karena ada saja hal yang terlewat, misalnya; nama, NIP, Titimangsa, dll yang belum kita edit/rubah. Apalagi kalau kita buat surat tugas dalam jumlah banyak, sampai 100 lembar mislalnya. Nggak kebayangkan ribed and mumet dibuatnya. Untuk mengatasi hal tersebut ada jurus yang paling ampuh, yaitu dengan menggunakan Mail merge.

Oke kita langsung jelaskan saja apa itu Mail merge.

 Mail merge merupakan fasilitas yag sudah disediakan di Microsoft Office yaitu menggunakan MS. Word  dan MS. Exel. keduanya bisa kita manfaatkan dalam satu pekerjaan yang saling berhubungan. Mail merge membantu kita untuk membuat sebuah dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop.

 Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

1. Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima

2. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source yang kita gunakan dalam hal ini berupa data di Excel

Langkah-langkahnya;

Langkah Pertama kita harus buat Databasenya dulu, yaitu kita buat File Ms. Excel yang berisikan Nama, Alamat, Tanggal, dan lainnya yang kita butuhkan ketika kita buat Surat Tugas Kepala Sekolah. Bagi yang ingin mengunduh file database silahkan klik disini.

 

 Gunakan baris pertama pada setiap kolom sebagai judul kolom, seperti tabel pada biasanya. Baru kemudian baris kedua dan selajutnya kita isi dengan daftar Nomor Surat, Nama, NIP, dan seterusnya seperti gambar diatas. Selanjutnya rename nama sheet di bagian bawah.

mengapa di Rename? karena nama ini yang akan menjadi acuan pada saat men-setting mail merge di ms.word.

Klik kanan pada Sheet1 → rename. Rename dengan nama terserah, misalnya kita beri nama “Data Surat Tugas”.

 

Setelah selesai menulis nama, tekan enter atau klik di area lain pada ms.excel biar nama baru tersebut tersimpan. Setelah semua diatas selesai... sekarang simpan data tersebut dengan nama terserah sobat.... semisal diberi nama “SK TUGAS_Data”. kalau bisa sobat buatkan Folder sendiri biar nanti ketika menyeting di Ms.Word kita tidak. kebingungan atau agar lebih enak gak kecampur dengan file lainnya.

Langkah Kedua yaitu membuat Desain Surat Tugas Kepala Sekolah  yang dimaksud dan Mengatur Mail merge di  Ms. Word sebagai berikut;

1. Seperti biasa, buka Ms. Word

2. buat dulu desain surat-nya, pastikan bagian yang nantinya mau diisi dengan Nama, NIP, Titimangsa, dll kita kosongi dulu. Maksudnya untuk bisa diisi secara otomatis dengan fasilitas Mail Merge. Seperti contoh saya dibawah ini:

 

 Selanjutnya kita atur mail merge-nya. Klik menu Mailings – Select Recipients – Use Existing List.

Akan keluar panel tambahan Ms. Word di bagian kanan kita. Seperti ini:

 Kita cari file Ms. Exel yang telah kita buat tadi, seperti yang telah dijelaskan diatas yaitu buat folder sendiri saat membuat database Ms. Exel dimaksudkan untuk mempermudah mencari file Ms. Exelnya. Setelah kita temukan file databasenya kita klik open, seperti yang terlihat pada gambar dibawah ini.

Setelah itu akan muncul gambar berikut ini dengan memilih sheet yang telah kita rename tadi dengan menggunakan nama “Data Surat Tugas” kemudian klik Ok

Langkah selanjutnya adalah mengisi data-data yang kita kosongkan seperti pada Nomor surat. Kita letakkan kursor di belakang Nomor atau nomor surat yang akan kita isi.

Setelah itu kita sorot menu Insert Marge Field dan pada tanda panahnya kita klik. Akan tampil beberapa field (table yang kita buat pada database). Kita klik field No_Surat_Tugas.

Jika langkah tersebut berhasil akan tampil seperti ini «No_Surat_Tugas». tu artinya, bagian tersebut nantinya akan diisi oleh  Nomor surat-nomor surat di database tadi.

Langkah-langkah selanjutnya adalah mengisi data-data yang kosong, seperti Nama, NIP, Jabatan, dll. Seperti cara diatas. Jika sudah selesai semua akan tampil seperti dibawah ini.

Kalau sudah berhasil seperti itu. Klik menu Preview Results untuk melihat preview Surat Tugas Kepala Sekoah yang telah kita buat tadi. Untuk melihat-lihat beberapa surat tugas, klik saja tanda panah maju atau mundur pada menu Preview Results.

Langkah terakhir, tentu saja kita print dengan mengklik finish&merge jika kita ingin printoutnya. Dan yang pasti jangan lupa kita save hasil pekerjaan kita. Bagi yang ingin mengunduh file master surat tugas silahkan klik disini.

Demikian langkah-langkah dalam membuat  Surat Tugas Kepala Sekolah dengan fasilitas Mail merge. Setelah terampil dalam Mail merge anda dapat membuat dokumen yang serupa sehingga memudahkan pekerjaan kita.

Mohon maaf dan harap maklum apabila dalam penjelasan langkah-langkah penggunaan fasilitas Mail merge dari Microsof Office kurang dapat dipahami oleh anda karena keterbatasan saya yang hanya bermodalkan pengalaman bukan disiplin ilmu, serta minim kosakata.

Sekian, harapan saya semoga postingan kali ini dapat membantu dan bermanfaat bagi kita semua Amiiiiiiin…….